Планирование загрузки автосервиса

Планирование загрузки автосервиса – типичные проблемы

Планирование загрузки типичное узкое место многих автосервисов по результатам аудита. Они могут с лёгкостью пропускать намного больше автомобилей, делать это в разы качественней и оперативней, но по ряду причин не уделяют должного внимания. Одним не хватает знаний и понимания, другим мешает кривое программное обеспечение, в котором запись реализована через пень-колоду, а кто-то застрял в прошлом и до сих пор работает по старинке.

  1. Привет из девяностых
  2. Автодилер
  3. Трицепс
  4. Альфа-Авто
  5. Заключение

Привет из девяностых

На дворе 2020 год, у каждого в кармане есть прямая связь со спутниками и мировой базой знаний. Поисковые системы научились не только следить за нами, но и подсовывать релевантную рекламу. Практически каждый наш шаг рассчитан и предсказуем, именно поэтому программисты получают внушительные деньги – они избавляют нас от рутинной работы, вводя автоматизацию в каждый аспект жизни. При современном ускоряющемся темпе жизни это манна небесная, но не всем она по нутру.

Люди настолько закостенели и застряли в прошлом, что никак не могут перейти на новые рельсы. Понимают, что нужно меняться, однако продолжают катиться по наклонной. Печатают одним пальцем на клавиатуре, пользуются аналоговыми средствами записи или вообще всё держат в голове. Вот вам яркий пример из свежей практики. Пять подъёмников, четыре механика, два приёмщика, обычный субботний день.

Реальное планирование загрузки
Реальное планирование загрузки

Давайте по пунктам разберём все минусы подобного подхода.

  1. Нет общей картины. При взгляде на тетрадь не ясно насколько плотная загрузка. Можно взять кого-то по живой очереди или нет.
  2. Нельзя проверить удалённо. Руководитель не может удалённо проверить объём предстоящей работы и внести исправления.
  3. Параллельная запись. Оба приёмщика не могут одновременно пользоваться тетрадкой. Приходится либо держать в голове, либо записывать на отдельную бумажку и потом переносить в тетрадь.
  4. Не виден статус автомобиля. Выделенные жирным слова «у нас» это не статус. Машина с одинаковым успехом может стоять на парковке, висеть на подъёмнике в ожидании запчастей или быть в работе у другого механика.
  5. Тяжело вносить исправления. У человека изменились планы, он позвонил и перенёс запись. Нужно либо заново всё писать, либо сделать пометку в стиле «исправленному верить».
  6. Новый клиент или бывалый. Кто приедет, откуда о нас узнал, сколько денег оставил, какой у него статус, как с ним связаться в случае изменения планов?
  7. Не видно кто записал. Нужно понимать кто принял звонок и записал машину. Не обязательно это тот же человек, который будет потом её сопровождать. Определять по почерку такое себе занятие.
  8. Отсутствуют комментарии. Порой нужно внести расширенные комментарии по работе, которые владелец автомобиля обозначил в разговоре.
  9. Не ясно кто ведёт машину. Иногда клиенты приезжают к конкретному приёмщику. Нужно сразу указывать кто будет заниматься машиной.
  10. Ответственный механик. Машины записывают на конкретных исполнителей, исходя из типа ремонта, специфики и сложности. В одном заказ-наряде может быть несколько исполнителей.
  11. Длительность работ. Без указания длительности машины начинают накладываться друг на друга, сервис начинает работать в режиме аврала. Это лишние нервы, потеря репутации и возрастающий шанс накосячить.
  12. Список и стоимость работ. В момент записи владельцу озвучивают предварительную стоимость работ. Попробуйте найти хоть одну сумму. Вполне вероятно, что её говорят по телефону, но она может легко измениться в момент приезда.
  13. Список и стоимость запчастей. Необходимо сразу знать со своими запчастями приедет человек или сервис обязан заранее подготовить.

Со стороны это выглядит «лишь бы приехали, а там разберёмся». Вместо того, чтобы сразу всё записать в учётную систему и заранее указать необходимые данные, люди этим занимаются в момент приезда машин. Суббота очень плотный день, в первый выходной день стандартно приезжает много коротких машин. Два мастера-приёмщика и пять-шесть человек в десять утра на приёмке не редкость. Человек может быть записан на полдень, но он приезжает раньше, чтобы оставить автомобиль и отправиться по своим делам. Отработать весь этот хаос без накладок нереально, обязательно вылезут нестыковки. Это всё потерянные деньги, время и репутация.

Парадокс в другом. Владельцы сервиса смотрят на всё это как на нормальное явление. Их в первую очередь интересует месячный оборот, а недополученная прибыль и репутационные потери для них пустые слова. Даже если объяснить всё по пунктам и привести конкретные цифры, результатом будут одни возражения.

  • Мы не можем переучить своих мастеров. Это бизнес, в котором либо ты идёшь в ногу со временем, либо закрываешься. Если новый специалист способен приносить в полтора раза больше, так ли нужен старый?
  • Машин так много, что мы уходим в полночь. Значит у нас всё хорошо. Сервис работает до восьми. Вы уходите в полночь не из-за вашей популярности, а проблем с планированием. Сверхурочные часы не нужны ни вам, ни механикам. Недостаток сна и четыре лишних часа работы – прямая дорога к серьёзным ошибкам и существенному снижению производительности на следующий день.
  • Переходить на новую систему долго и дорого. Любое изменение вызывает дискомфорт, равно как и любой рост требует усилий. Это нормально. Хороший софт и подробные инструкции позволяют намного меньше зависеть от персонала, так как большинство процессов будут автоматизированы.

Автодилер

На главной странице разработчика ПО приведена занятная статистика. Опыт разработки IT-решений для автобизнеса 22 года, 81% клиентов работают с ними более 8 лет, 500 тысяч скачиваний. Такие красивые и солидные цифры, прямо бери и покупай не глядя, тем более стоимость не кусается и вполне подъёмная даже для маленького автосервиса. Однако ежедневный опыт эксплуатации показывает, что планирование загрузки не идеально. Нельзя сказать, что с ним всё плохо, но оно явно оставляет желать лучшего. Давайте разбираться почему.

Планирование загрузки на один день
Планирование загрузки на один день

Стандартный вид окна планирования загрузки в Автодилере. По одной оси расположены подъёмники, по второй – время. Доступны только три интервала просмотра: день, неделя или месяц. Масштаб мелкий, работать с записями неудобно, увидеть что-то вменяемое в режиме просмотра записей на месяц нереально. Единственный плюс интерфейса – возможность видеть суммарную загрузку подъёмника.

Масштаб слишком мелкий, толком не разобрать
Масштаб слишком мелкий, толком не разобрать

Чтобы хоть как-то различать автомобили, типы работ, посты и прочие важные элементы в этой мешанине, разработчики дали возможность настраивать шаблоны. От них, конечно, есть смысл, но исключительно для облегчения восприятия. Шаблоны не динамические, их расцветка не зависит от статуса записи и задаётся вручную.

Настройка внешнего вида шаблонов
Настройка внешнего вида шаблонов

Форма записи разделена на три вкладки. Первая нужна для клиента, указываем кто приедет, когда, на каком автомобиле. Указываем пост, тип шаблона и словесное описание что именно будем делать.

Окно ввода клиента, автомобиля и причины обращения
Окно ввода клиента, автомобиля и причины обращения

Вторая вкладка отведена сервису. Выбираем предприятие если оно у вас не одно, заносим мастера-приёмщика, прописываем механиков. Странный подход, списка работ нет, зато есть поле кто будет заниматься машиной.

Указываем предприятие, мастера и ответственных механиков
Указываем предприятие, мастера и ответственных механиков

Третья вкладка нужна, чтобы создать полноценный заказ-наряд или привязать существующий. Это нужно делать в принудительном порядке, иначе вся система записи не имеет смысла.

Создаём новый или подвязываем существующий заказ-наряд
Создаём новый или подвязываем существующий заказ-наряд

Как только наряд подвязан к заявке, обязательно отмечаем в заявке чекбокс «синхронизировать продолжительность задания с заказ-нарядом». Если в наряде указаны полноценные нормы времени, заявка будет изменять длительность при добавлении или удалении работ.

Появляется возможность синхронизировать продолжительность наряда и задания
Появляется возможность синхронизировать продолжительность наряда и задания

К подобной системе можно привыкнуть, но по зрелому размышлению это костыль на костыле. Назвать её удобной, понятной и быстрой нельзя. Давайте рассмотрим минусы и нестыковки.

  1. Строгие интервалы представлений. Доступны только день, неделя и месяц. Нельзя выбрать произвольный интервал, изменить масштаб и настроить под себя.
  2. Привязка к подъёмникам. Количество сотрудников в цеху не равно количеству подъёмников. Обычно людей меньше, чтобы можно было работать с несколькими машинами и не бояться их подвесить. Привязка представления загрузки к сотрудникам отсутствует, а ведь именно от них нужно отталкиваться. В нормальной вселенной составляют график, на его основании система сама формирует нужное представление и приёмщики записывают автомобили в ремонт. В нашем случае вместо подъёмников должны быть механики и диагносты, причём только те, у которых смена в этот день.
  3. Двойная работа. По сути приёмщик дважды указывает одни и те же данные: клиента, автомобиль, причину обращения, ответственного, механиков и рабочее место. Какой тогда смысл во всём планировании? Само задание урезано по функционалу и его единственная роль – давать самое общее представление по загрузке. Никакой конкретики, сумм, работ, запчастей и прочего. Это алогично.
  4. Отсутствуют статусы. Загрузка не даёт понимания приехала машина или нет, идёт ремонт или ждём запчасти, завершены работы и мы ждём владельца или автомобиль оплачен и выдан. Сами заказ-наряды этим тоже не блещут, у них только два состояния: оформлен и черновик. Прямо как выключатель «вкл» и «выкл». В свойствах есть такое поле как «этап», но его можно увидеть только в общей таблице нарядов – инструмент планирования не отображает поле и не подбирает шаблон в зависимости от его значения.
  5. Неудобно вносить изменения. Из-за отсутствия полноценной синхронизации, нужно изменять данные не только в задании, но и в самом заказ-наряде. Это опять двойная работа и явно выраженный костыль.
  6. Отсутствует контроль заполнения. Система не запрещает приёмщикам указывать исполнителями механиков, которые не работают в день записи. В Автодилере есть табель учёта рабочего времени, но это весьма узкий инструмент и к загрузке не имеет никакого отношения.

Ко всему этому можно привыкнуть, однако элементарная вещь вроде записи автомобиля превращается в испытание. И это не единственное проблемное решение. Складывается ощущение, что софт писали сферические программисты в вакууме, которые не сидели на приёмке и только в воображении рисуют как всё происходит.

Трицепс

Программу нельзя назвать вылизанной и беспроблемной, есть много чего дорабатывать и к чему стремиться. Однако инструмент планирования загрузки действительно хорош. Сценарий записи весьма прост.

  • Принимаете звонок. Создаёте заказ-наряд, оперативно рассчитываете стоимость работ и запчастей. Для нового клиента выбираете «Розница» и в комментариях указываете имя, машину и контакты. Постоянного просто выбираете из справочника.
  • Если человек не готов ремонтировать машину и пока ещё думает, присваиваете документу статус «дефектная ведомость». К ней всегда можно вернуться и пустить в работу.
  • Знаете дату и время? Выбираете из списка механика и приёмщика, после чего присваиваете статус «запланирован».

Никаких промежуточных документов в виде заявок и заданий. Выбрать можно только сотрудников, которые указаны в графике выходов на конкретный день. Рабочий отрезок от одного дня до месяца, масштаб изменяется по горизонтали и вертикали. Загрузку можно сортировать по постам, приёмщикам или механикам. Последний вариант самый правильный, данные автоматически подставляются из графика выходов.

Есть возможность менять представление и его масштаб
Есть возможность менять представление и его масштаб

Длительность заказ-наряда автоматически изменяется в зависимости от набора работ. Сразу видны свободные окна, куда можно записать машины с улицы. Цветная маркировка обеспечивает моментальное считывание статуса всех заказ-нарядов.

Статусы заказ-нарядов меняются автоматически
Статусы заказ-нарядов меняются автоматически
  • Оранжевый. Машина запланирована на конкретное время.
  • Белый. Сервис подготовил все запчасти и готов к приёму.
  • Красный. Автомобиль принят.
  • Зелёный. Машина в работе.
  • Синий. Работы завершены, ожидается оплата.
  • Серый. Проведена оплата, автомобиль выдан.

Для полного счастья не хватает статусов «В ожидании запчастей», «Отклонение от плана» и «Обеденный перерыв». Сразу видно, что этот инструмент создавали люди, не понаслышке знающие как работает приёмка. Есть в нём одна ложка дёгтя. Система не учитывает график работы предприятия, хотя он указан в настройках. Конкретный пример: сервис работает с 10 до 19, перерыв с 14 до 15. Планируете машину к открытию, по плану на неё отведено одиннадцать нормочасов.

Математика подсказывает, что вы закончите машину на следующий день в 13:00 – восемь часов отработаете в первый день, на следующий закроете оставшиеся три. Трицепс же просто прибавит 11 нормочасов к времени начала работы. По его логике машина будет готова к девяти вечера в день старта. Разработчики давно в курсе бага, вполне возможно уже поправили, но не лишним будет уточнить, а то автоматизация получается с ручным управлением.

Сама программа полна противоречий и недоработок, поддержка не отличается прозрачностью и оперативностью, однако ряд функций работает феноменально хорошо. При желании всё можно доработать в частном порядке, но хотелось бы покупать готовый продукт и подключать к нему модули, избавленные от багов. Посмотрим что будет через пару лет, разработчики подобного ПО не отличаются оперативностью.

Альфа-Авто

Полгода назад мир увидела шестая редакция надстройки для 1С:Предприятие 8.3. Это дорогостоящий программный монстр, который могут себе позволить только крупные сервисы. Даже первичные вложения в лицензии и минимальную доработку смело потянут на двести-триста тысяч рублей, а точная настройка и реализация необходимых функций и отчётов могут спокойно пересечь планку полумиллиона.

Окно планирование в Альфа-Авто 6
Окно планирование в Альфа-Авто 6

За это вы получаете понятный и продуманный интерфейс, который можете настроить по своему вкусу. Сортировка по рабочим местам или исполнителям, изменение масштаба, цветная маркировка в зависимости от статуса заказ-наряда. Система корректно высчитывает длительность, правильно переносит работы на следующий день и понимает обеденные перерывы.

Учитывается обеденный перерыв с 13 до 14
Учитывается обеденный перерыв с 13 до 14

Настоятельно советуем подключить дополнение «Учёт рабочего времени». Оно позволяет индивидуально оценивать работу каждого сотрудника, начиная с прихода и ухода, заканчивая расхождением фактически затраченного времени с нормами производителя. Отличный повод повысить зарплату квалифицированным сотрудникам и вычленить хронически отстающих.

Виды отметок времени для механиков
Виды отметок времени для механиков

Вам не нужно проверять видеокамеры и контролировать сотрудников. Выдаёте каждому именной штрих-код и к концу месяца у вас будет полная статистика по простоям или перевыполнениям плана.

Заключение

Грамотное планирование загрузки не должно зависеть от памяти мастера-приёмщика, только правильное программное обеспечение делает его лёгким, быстрым и стандартизированным. Достаточно инструкции и короткого обучения, чтобы все сотрудники работали в пределах установленных рамок. Существующих решений намного больше трёх рассмотренных учётных систем. Взгляните на свою работу со стороны. Насколько она эффективна? Действительно ли вам нужно всё делать в ручном режиме? Время самый дорогой ресурс из существующих. Мы умеем превращать ежедневную рутину в бизнес.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Пролистать наверх