Планирование загрузки типичное узкое место многих автосервисов по результатам аудита. Они могут с лёгкостью пропускать намного больше автомобилей, делать это в разы качественней и оперативней, но по ряду причин не уделяют должного внимания. Одним не хватает знаний и понимания, другим мешает кривое программное обеспечение, в котором запись реализована через пень-колоду, а кто-то застрял в прошлом и до сих пор работает по старинке.
Привет из девяностых
На дворе 2020 год, у каждого в кармане есть прямая связь со спутниками и мировой базой знаний. Поисковые системы научились не только следить за нами, но и подсовывать релевантную рекламу. Практически каждый наш шаг рассчитан и предсказуем, именно поэтому программисты получают внушительные деньги – они избавляют нас от рутинной работы, вводя автоматизацию в каждый аспект жизни. При современном ускоряющемся темпе жизни это манна небесная, но не всем она по нутру.
Люди настолько закостенели и застряли в прошлом, что никак не могут перейти на новые рельсы. Понимают, что нужно меняться, однако продолжают катиться по наклонной. Печатают одним пальцем на клавиатуре, пользуются аналоговыми средствами записи или вообще всё держат в голове. Вот вам яркий пример из свежей практики. Пять подъёмников, четыре механика, два приёмщика, обычный субботний день.
Давайте по пунктам разберём все минусы подобного подхода.
- Нет общей картины. При взгляде на тетрадь не ясно насколько плотная загрузка. Можно взять кого-то по живой очереди или нет.
- Нельзя проверить удалённо. Руководитель не может удалённо проверить объём предстоящей работы и внести исправления.
- Параллельная запись. Оба приёмщика не могут одновременно пользоваться тетрадкой. Приходится либо держать в голове, либо записывать на отдельную бумажку и потом переносить в тетрадь.
- Не виден статус автомобиля. Выделенные жирным слова «у нас» это не статус. Машина с одинаковым успехом может стоять на парковке, висеть на подъёмнике в ожидании запчастей или быть в работе у другого механика.
- Тяжело вносить исправления. У человека изменились планы, он позвонил и перенёс запись. Нужно либо заново всё писать, либо сделать пометку в стиле «исправленному верить».
- Новый клиент или бывалый. Кто приедет, откуда о нас узнал, сколько денег оставил, какой у него статус, как с ним связаться в случае изменения планов?
- Не видно кто записал. Нужно понимать кто принял звонок и записал машину. Не обязательно это тот же человек, который будет потом её сопровождать. Определять по почерку такое себе занятие.
- Отсутствуют комментарии. Порой нужно внести расширенные комментарии по работе, которые владелец автомобиля обозначил в разговоре.
- Не ясно кто ведёт машину. Иногда клиенты приезжают к конкретному приёмщику. Нужно сразу указывать кто будет заниматься машиной.
- Ответственный механик. Машины записывают на конкретных исполнителей, исходя из типа ремонта, специфики и сложности. В одном заказ-наряде может быть несколько исполнителей.
- Длительность работ. Без указания длительности машины начинают накладываться друг на друга, сервис начинает работать в режиме аврала. Это лишние нервы, потеря репутации и возрастающий шанс накосячить.
- Список и стоимость работ. В момент записи владельцу озвучивают предварительную стоимость работ. Попробуйте найти хоть одну сумму. Вполне вероятно, что её говорят по телефону, но она может легко измениться в момент приезда.
- Список и стоимость запчастей. Необходимо сразу знать со своими запчастями приедет человек или сервис обязан заранее подготовить.
Со стороны это выглядит «лишь бы приехали, а там разберёмся». Вместо того, чтобы сразу всё записать в учётную систему и заранее указать необходимые данные, люди этим занимаются в момент приезда машин. Суббота очень плотный день, в первый выходной день стандартно приезжает много коротких машин. Два мастера-приёмщика и пять-шесть человек в десять утра на приёмке не редкость. Человек может быть записан на полдень, но он приезжает раньше, чтобы оставить автомобиль и отправиться по своим делам. Отработать весь этот хаос без накладок нереально, обязательно вылезут нестыковки. Это всё потерянные деньги, время и репутация.
Парадокс в другом. Владельцы сервиса смотрят на всё это как на нормальное явление. Их в первую очередь интересует месячный оборот, а недополученная прибыль и репутационные потери для них пустые слова. Даже если объяснить всё по пунктам и привести конкретные цифры, результатом будут одни возражения.
- Мы не можем переучить своих мастеров. Это бизнес, в котором либо ты идёшь в ногу со временем, либо закрываешься. Если новый специалист способен приносить в полтора раза больше, так ли нужен старый?
- Машин так много, что мы уходим в полночь. Значит у нас всё хорошо. Сервис работает до восьми. Вы уходите в полночь не из-за вашей популярности, а проблем с планированием. Сверхурочные часы не нужны ни вам, ни механикам. Недостаток сна и четыре лишних часа работы – прямая дорога к серьёзным ошибкам и существенному снижению производительности на следующий день.
- Переходить на новую систему долго и дорого. Любое изменение вызывает дискомфорт, равно как и любой рост требует усилий. Это нормально. Хороший софт и подробные инструкции позволяют намного меньше зависеть от персонала, так как большинство процессов будут автоматизированы.
Автодилер
На главной странице разработчика ПО приведена занятная статистика. Опыт разработки IT-решений для автобизнеса 22 года, 81% клиентов работают с ними более 8 лет, 500 тысяч скачиваний. Такие красивые и солидные цифры, прямо бери и покупай не глядя, тем более стоимость не кусается и вполне подъёмная даже для маленького автосервиса. Однако ежедневный опыт эксплуатации показывает, что планирование загрузки не идеально. Нельзя сказать, что с ним всё плохо, но оно явно оставляет желать лучшего. Давайте разбираться почему.
Стандартный вид окна планирования загрузки в Автодилере. По одной оси расположены подъёмники, по второй – время. Доступны только три интервала просмотра: день, неделя или месяц. Масштаб мелкий, работать с записями неудобно, увидеть что-то вменяемое в режиме просмотра записей на месяц нереально. Единственный плюс интерфейса – возможность видеть суммарную загрузку подъёмника.
Чтобы хоть как-то различать автомобили, типы работ, посты и прочие важные элементы в этой мешанине, разработчики дали возможность настраивать шаблоны. От них, конечно, есть смысл, но исключительно для облегчения восприятия. Шаблоны не динамические, их расцветка не зависит от статуса записи и задаётся вручную.
Форма записи разделена на три вкладки. Первая нужна для клиента, указываем кто приедет, когда, на каком автомобиле. Указываем пост, тип шаблона и словесное описание что именно будем делать.
Вторая вкладка отведена сервису. Выбираем предприятие если оно у вас не одно, заносим мастера-приёмщика, прописываем механиков. Странный подход, списка работ нет, зато есть поле кто будет заниматься машиной.
Третья вкладка нужна, чтобы создать полноценный заказ-наряд или привязать существующий. Это нужно делать в принудительном порядке, иначе вся система записи не имеет смысла.
Как только наряд подвязан к заявке, обязательно отмечаем в заявке чекбокс «синхронизировать продолжительность задания с заказ-нарядом». Если в наряде указаны полноценные нормы времени, заявка будет изменять длительность при добавлении или удалении работ.
К подобной системе можно привыкнуть, но по зрелому размышлению это костыль на костыле. Назвать её удобной, понятной и быстрой нельзя. Давайте рассмотрим минусы и нестыковки.
- Строгие интервалы представлений. Доступны только день, неделя и месяц. Нельзя выбрать произвольный интервал, изменить масштаб и настроить под себя.
- Привязка к подъёмникам. Количество сотрудников в цеху не равно количеству подъёмников. Обычно людей меньше, чтобы можно было работать с несколькими машинами и не бояться их подвесить. Привязка представления загрузки к сотрудникам отсутствует, а ведь именно от них нужно отталкиваться. В нормальной вселенной составляют график, на его основании система сама формирует нужное представление и приёмщики записывают автомобили в ремонт. В нашем случае вместо подъёмников должны быть механики и диагносты, причём только те, у которых смена в этот день.
- Двойная работа. По сути приёмщик дважды указывает одни и те же данные: клиента, автомобиль, причину обращения, ответственного, механиков и рабочее место. Какой тогда смысл во всём планировании? Само задание урезано по функционалу и его единственная роль – давать самое общее представление по загрузке. Никакой конкретики, сумм, работ, запчастей и прочего. Это алогично.
- Отсутствуют статусы. Загрузка не даёт понимания приехала машина или нет, идёт ремонт или ждём запчасти, завершены работы и мы ждём владельца или автомобиль оплачен и выдан. Сами заказ-наряды этим тоже не блещут, у них только два состояния: оформлен и черновик. Прямо как выключатель «вкл» и «выкл». В свойствах есть такое поле как «этап», но его можно увидеть только в общей таблице нарядов – инструмент планирования не отображает поле и не подбирает шаблон в зависимости от его значения.
- Неудобно вносить изменения. Из-за отсутствия полноценной синхронизации, нужно изменять данные не только в задании, но и в самом заказ-наряде. Это опять двойная работа и явно выраженный костыль.
- Отсутствует контроль заполнения. Система не запрещает приёмщикам указывать исполнителями механиков, которые не работают в день записи. В Автодилере есть табель учёта рабочего времени, но это весьма узкий инструмент и к загрузке не имеет никакого отношения.
Ко всему этому можно привыкнуть, однако элементарная вещь вроде записи автомобиля превращается в испытание. И это не единственное проблемное решение. Складывается ощущение, что софт писали сферические программисты в вакууме, которые не сидели на приёмке и только в воображении рисуют как всё происходит.
Трицепс
Программу нельзя назвать вылизанной и беспроблемной, есть много чего дорабатывать и к чему стремиться. Однако инструмент планирования загрузки действительно хорош. Сценарий записи весьма прост.
- Принимаете звонок. Создаёте заказ-наряд, оперативно рассчитываете стоимость работ и запчастей. Для нового клиента выбираете «Розница» и в комментариях указываете имя, машину и контакты. Постоянного просто выбираете из справочника.
- Если человек не готов ремонтировать машину и пока ещё думает, присваиваете документу статус «дефектная ведомость». К ней всегда можно вернуться и пустить в работу.
- Знаете дату и время? Выбираете из списка механика и приёмщика, после чего присваиваете статус «запланирован».
Никаких промежуточных документов в виде заявок и заданий. Выбрать можно только сотрудников, которые указаны в графике выходов на конкретный день. Рабочий отрезок от одного дня до месяца, масштаб изменяется по горизонтали и вертикали. Загрузку можно сортировать по постам, приёмщикам или механикам. Последний вариант самый правильный, данные автоматически подставляются из графика выходов.
Длительность заказ-наряда автоматически изменяется в зависимости от набора работ. Сразу видны свободные окна, куда можно записать машины с улицы. Цветная маркировка обеспечивает моментальное считывание статуса всех заказ-нарядов.
- Оранжевый. Машина запланирована на конкретное время.
- Белый. Сервис подготовил все запчасти и готов к приёму.
- Красный. Автомобиль принят.
- Зелёный. Машина в работе.
- Синий. Работы завершены, ожидается оплата.
- Серый. Проведена оплата, автомобиль выдан.
Для полного счастья не хватает статусов «В ожидании запчастей», «Отклонение от плана» и «Обеденный перерыв». Сразу видно, что этот инструмент создавали люди, не понаслышке знающие как работает приёмка. Есть в нём одна ложка дёгтя. Система не учитывает график работы предприятия, хотя он указан в настройках. Конкретный пример: сервис работает с 10 до 19, перерыв с 14 до 15. Планируете машину к открытию, по плану на неё отведено одиннадцать нормочасов.
Математика подсказывает, что вы закончите машину на следующий день в 13:00 – восемь часов отработаете в первый день, на следующий закроете оставшиеся три. Трицепс же просто прибавит 11 нормочасов к времени начала работы. По его логике машина будет готова к девяти вечера в день старта. Разработчики давно в курсе бага, вполне возможно уже поправили, но не лишним будет уточнить, а то автоматизация получается с ручным управлением.
Сама программа полна противоречий и недоработок, поддержка не отличается прозрачностью и оперативностью, однако ряд функций работает феноменально хорошо. При желании всё можно доработать в частном порядке, но хотелось бы покупать готовый продукт и подключать к нему модули, избавленные от багов. Посмотрим что будет через пару лет, разработчики подобного ПО не отличаются оперативностью.
Альфа-Авто
Полгода назад мир увидела шестая редакция надстройки для 1С:Предприятие 8.3. Это дорогостоящий программный монстр, который могут себе позволить только крупные сервисы. Даже первичные вложения в лицензии и минимальную доработку смело потянут на двести-триста тысяч рублей, а точная настройка и реализация необходимых функций и отчётов могут спокойно пересечь планку полумиллиона.
За это вы получаете понятный и продуманный интерфейс, который можете настроить по своему вкусу. Сортировка по рабочим местам или исполнителям, изменение масштаба, цветная маркировка в зависимости от статуса заказ-наряда. Система корректно высчитывает длительность, правильно переносит работы на следующий день и понимает обеденные перерывы.
Настоятельно советуем подключить дополнение «Учёт рабочего времени». Оно позволяет индивидуально оценивать работу каждого сотрудника, начиная с прихода и ухода, заканчивая расхождением фактически затраченного времени с нормами производителя. Отличный повод повысить зарплату квалифицированным сотрудникам и вычленить хронически отстающих.
Вам не нужно проверять видеокамеры и контролировать сотрудников. Выдаёте каждому именной штрих-код и к концу месяца у вас будет полная статистика по простоям или перевыполнениям плана.
Заключение
Грамотное планирование загрузки не должно зависеть от памяти мастера-приёмщика, только правильное программное обеспечение делает его лёгким, быстрым и стандартизированным. Достаточно инструкции и короткого обучения, чтобы все сотрудники работали в пределах установленных рамок. Существующих решений намного больше трёх рассмотренных учётных систем. Взгляните на свою работу со стороны. Насколько она эффективна? Действительно ли вам нужно всё делать в ручном режиме? Время самый дорогой ресурс из существующих. Мы умеем превращать ежедневную рутину в бизнес.